自由な席に座るフリーアドレス制　メリットや広まる背景を解説

フリーアドレスはオフィスのなかで固定席を決めず、好きな場所で仕事をするワークスタイルです。働き方改革やテレワーク推進を背景に注目されており、スペースの有効活用やコミュニケーションの活性化が期待されます。一方で従業員のストレスとなる場合もあり、注意が必要です。

フリーアドレスとは

フリーアドレスとは、オフィスのなかで固定席を決めず、好きな場所（席）で仕事をするオフィスレイアウトです。電車の座席やカフェスペースのように空いている席を自由に使い、ノートパソコンやWi-Fiを活用して仕事を進めます。

チームでの業務や他部署との連携を図る際、通常では会議室などの作業スペースを確保しなければならないですが、フリーアドレスならば気軽に固まって仕事を進められます。オフィスのスペース活用が効率化し、社内のコミュニケーション活性も期待できます。

フリーアドレスが広まる背景

テクノロジーの進歩

以前のオフィススタイルでは、従業員それぞれに専用の固定電話やデスクトップパソコンなどを用意する必要がありました。

しかし現在は、携帯電話やノートパソコン、無線LANなどを用いれば、デスクに縛られることはありません。書類も電子化してクラウド上で管理でき、内線などのオフィス内の連絡もチャットツールで代替できます。

技術的な進化により、固定席を設ける必然性が薄れたのです。

働き方改革やコロナ禍の影響

フリーアドレスは、働き方改革やコロナ禍からのテレワーク推進などの流れにより、導入が目立つようになりました。

テレワークによる出社機会の減少や、フレックスタイムによる勤務時間帯のずれなどによって、オフィスに空きスペースが生じやすくなりました。ソーシャルディスタンスを保つうえでも、フリーアドレスのほうが容易に間隔を空けることができます。

働く時間や場所に捕らわれない価値観の変化により、オフィスに出勤する人数の変化に対応しやすいフリーアドレス制が導入されているわけです。

フリーアドレスによって得られるメリット

コミュニケーションの活性化

フリーアドレスで最も期待される効果が、社内のコミュニケーションの活性化です。

例えば、今までは会議室を使ってセッティングする必要があった他部署とのミーティングも、自席で気軽に行うことができます。

普段は話す機会もない人がとなりの席になる可能性もあり、自然とコミュニケーションを取りやすい雰囲気が作られます。社内の空気も一新されるでしょう。

スペースの柔軟活用やコンパクトなオフィスへの移転

コロナ禍や働き方改革の影響により、固定席制ではオフィスに無駄な空きスペースが生じやすくなりました。

一方で、会議室はいつも予約で埋まっているといったスペースの偏りが生じている企業も少なくないでしょう。こうした問題もフリーアドレスであれば、即席の会議を気軽に実施することで解消が期待できます。

場合によっては、よりコンパクトで賃料の安いオフィスへの移転も可能となり、コストカットを図ることも可能です。

人員配置や組織改編がスムーズになる

固定席制で人員配置や組織改編を実施すると、席替えによってオフィスレイアウトを大幅に変更することになり、時間的コストが発生します。

フリーアドレスではこうした手間がなくなるため、人員増減による社内レイアウト変更に時間を奪われることがなくなります。

フリーアドレスによって生じるデメリット

従業員のストレスにつながる

フリーアドレスの性質は、従業員の性格によってはストレスにつながります。

出勤の度に空いているスペースを探すのは、人によっては億劫に感じます。また、周りが全然知らない人ばかりで緊張してしまうといったことも考えられます。

フリーアドレスの導入を検討する際は、アンケートなどで従業員の意見をくみ取ることが欠かせません。

集中力の低下

フリーアドレスでは、「話が盛り上がってしまい作業が進まない」「となりで関係のない会議をしていて集中できない」といった問題が生じがちです。

パーテーションを設置する、会話禁止のエリアを作るなど、それぞれの作業で集中しやすい環境を用意することが大切です。

物品管理の手間

フリーアドレスでは、従業員それぞれの専有スペースがなくなります。私物はクロークなどで管理し、帰宅時には作業したスペースを整理しなければいけません。これにより、物品管理の手間が増える傾向にあります。

資料などをデスクの上に置いたままにして、翌日もそのまま作業を続けたいといったこともあるでしょうが、それもできません。また、書類や資料がすべて電子化できるわけではなく、作業中に資料が手元に必要となることもあるでしょう。こうした際も、わざわざクロークへ物を取りに行く手間がかかります。

業務スタイルによっては、フリーアドレスの物品管理方法は効率を低下させる恐れがあるのです。

まとめ

社会情勢の変化やテクノロジーの進歩によって、固定席に縛られずにオフィスをレイアウトするフリーアドレスが注目されています。

コミュニケーションの活性化やオフィスのスペース活用でメリットがある一方、業務スタイルや従業員の気質によっては生産性を低下させる恐れがあります。

フリーアドレス導入の際は人事や経営層の独断で進めるのではなく、「自社にとって本当に必要な制度か」「従業員に歓迎されているか」といったことに目を向けたうえで検討しましょう。