スカウトメールの種類と作成時の返信率を高めるポイント【文例あり】

スカウトメールは、企業側から求職者へ向けてメールでアプローチをかける採用手法です。スカウトメールにもいくつか種類があり、状況に応じて使い分ける必要があります。返信率を高めるためにポイントを押さえて、求職者に響く文面に仕上げましょう。

スカウトメールとは

スカウトメールとは、企業側から求職者へ向けてメールで直接アプローチをかける採用手法です。

採用市場は長く「買い手市場」で、企業は待っているだけで応募が来るという時代が続いていました。しかし近年は、少子高齢化に伴う労働力人口減少を受け、「売り手市場」に転じています。

「待ちの姿勢」の採用活動だけでは人材の獲得は難しく、スカウトを始めとした企業側からの「攻めの姿勢」の採用活動が必要となっています。

スカウトメールの種類

スカウトメールにはいくつか種類があり、利用する採用媒体（求人サイト）によっても名称は異なります。ここでは、代表的な名称を用いて、その特徴を解説していきます。

オープンオファー

オープンオファーとは、登録している求職者に対して一斉に送るスカウトメールのことです。多くの場合、居住地域や年齢など大まかな条件を設定して送信します。

文面は定型で1パターンだけ用意すれば良いので、手間がかからないのがメリットです。

ただ、「求人を開始した」という宣伝の要素が強く、求職者側もスカウトとして受け取らず、反響を得にくい側面があります。

条件一致オファー

条件一致オファーは、経験職種や所有スキルなどオープンオファーより詳細に条件を設定したうえで一斉送信するスカウトメールのことです。

オープンオファーより精度が向上し、採用条件に近しい人材からの応募を得やすくなります。ただ、直接的なスカウトではないため、採用の確度が大幅に高まるわけではありません。

プライベートオファー

プライベートオファーは、企業側から求職者に対して個別に送るスカウトメールのことです。多くの場合、条件面のマッチ度が高い求職者に対し、面接の確約などを付けてアプローチします。

相手に合わせた文面を作成するなど、他のスカウトメールと比べて労力が必要となります。その代わり求職者からの反響を得やすい、強力なスカウトメールとなります。

スカウトメール作成時のポイント

スカウトメールを成功させるためには、作成の段階から気を配るべきポイントがいくつもあります。

採用ターゲット（ペルソナ）の設定

採用活動の基本である採用ターゲット（ペルソナ）の設定は、スカウトメールでも欠かせません。

自社で求めるポジションやスキル、年齢層などを明確にした上で、ターゲットとなる求職者が何を求めているのかイメージしましょう。

未経験者であれば「教育」、営業職であれば「給与」など、自社が提供できる強みと求職者が求めるものをマッチさせて、メールでアピールするのがポイントです。

また、いくら条件がマッチしていても、希望職種（業務）とオファーポジションが異なっていると返信率が低下するので注意しましょう。

特別感を出す

スカウトメールの返信率を高めるには、読み手に特別感を与える文面に仕上げる必要があります。

文面が明らかに定型文と感じさせる内容では「誰にでも送っているスカウトなのだろう」と認識され、応募率が低下します。

職務経歴書の内容などからその求職者に魅力を感じた部分を抽出することで、「自分だからスカウトが来た」と良い印象を与えましょう。こうした作業はミスマッチを避けるうえでも重要ですので、労力をかけても決して損はしません。

会社紹介は手短に

スカウトメールでは、自社の魅力を伝えるために会社紹介を長々と書いてしまう場合がありますが、これはおすすめできません。こうした情報は自社ホームページなどからも得られるため、スカウトメールの貴重な文字数を割くべき内容ではありません。

会社紹介は手短にし、任せたい業務内容や募集の背景などを記載して、「なぜスカウトをしたか」が伝わるような文面にしましょう。

求職者の活動状況

スカウトメールを作成する前に、求職者の活動状況を確認しておくと効率的です。例えば、求人サイトに新規登録した求職者や、履歴書などの登録データを更新したばかりの求職者は、就職（転職）活動の熱意が高いため、スカウトの返信率が高まります。

逆に、登録データの更新が何ヶ月もない求職者は、サイトに登録しているだけで求職活動を行っていない可能性もあり、メールを開いてくれない可能性があります。

スカウトメールを作成する際に優先度を設定するのであれば、求職者の活動状況にも目を向けてみましょう。

良いスカウトメールの文例

上で解説したポイントを踏まえ、スカウトメールの文例を掲載します。募集職種や自社の強みに合わせて、カスタマイズしてご利用ください。

〈タイトル〉

【面接確約】〇〇様のご経歴を弊社の△△で活かしていただけませんか

〈本文〉

株式会社〇□ 採用担当の〇△と申します。

〇〇様のご経歴を拝見し、ぜひ弊社の△△にてお力添え頂きたいと思い、ご連絡いたしました。

弊社はweb業界で□□を販売するリーディングカンパニーとして、創立◎年目を迎える企業でございます。

この度、さらなる事業発展のために□△部の新設を計画しており、〇〇様にはこれまで培われたご経験を活かして△△として、事業を牽引していただきたいと考えております。

〇〇様は○のお仕事をご希望されているということですので、ご満足いただける環境をご提供できるものと存じます。

また、弊社では働き方改革に注力しており、育休の取得率は○％以上を達成しており、テレワークも積極的に推進しております。

より詳細な業務内容や会社概要につきましては、この度の求人票または弊社ホームページでもご確認いただけますので、ぜひご覧ください。

（URLリンク）

他にもお伝えしたいことはたくさんありますが、ぜひ直接お話しする機会をいただき、理解を深め合えれば幸いです。

ご返信の際に日程をいただければ、すぐに面接日を調整させていただきます。

ご多忙中とは存じますが、〇〇様からのご返信を心よりお待ちしております。

まとめ

採用活動で成果を出せない企業の多くは、「攻めの採用」を行っていません。優秀な人材は採用市場に出る前にスカウトで入社が決まることも多く、「待ちの姿勢」だけでは結果を出すのは年々難しくなっています。

ただし、「待ちの姿勢」を疎かにしてよいわけではありません。スカウトメールによって求職者が自社に興味を持った際、しっかりと自社の魅力や強みを伝えられるようにホームページの情報を整備しておく必要があります。

「攻めの姿勢」と「待ちの姿勢」を両立させることで、採用活動はより効率的になるでしょう。