不採用の伝え方で企業の評判が変わる　不採用通知の重要性を解説

不採用の伝え方ひとつで、自社の評判や取引先の対応が変わるかもしれません。以前は書面で通知することが一般的でしたが、現在はその方法も多様化しています。不採用通知を送る際のポイントを解説したうえで、Googleの不採用者への対応事例を紹介します。

不採用の伝え方の重要性

不採用に至った候補者に対して送付する、不採用通知。「自社の一員になるわけではない」と、おざなりな定型文を送ってはいないでしょうか。

候補者は自社へ興味を持ってくれた大切な人材であり、応対次第では自社の顧客になる可能性があります。

さらに、応募者が同じ業界内で就職活動を続けるのであれば、自社の取引先や競合他社などに在籍することもあるでしょう。

また、昨今のネット社会においては、不誠実な対応ひとつで自社の評判を落とすことにつながりかねません。

採用活動において、内定通知を送るのは多くても2、3通ですが、不採用通知はその何倍も送るものです。数が増えれば、それだけ上で挙げた可能性へ至る可能性は高まります。

不採用に至った候補者であっても、心証を悪くしないよう採用活動を終えることが大切です。

不採用通知を送る際のポイント

候補者への連絡は一週間以内

主に面接選考の結果についてですが、候補者への連絡は一週間以内を目安としましょう。

採用活動では、次の選考へ進んでもらう人や内定者への連絡を優先してしがちです。しかし、候補者も就職（転職）活動を行っており、他社での選考や応募など次のステップに向かう必要があります。

自社からの返事が遅くなれば、そのぶん候補者の活動にも支障をきたし、自社へのイメージが悪くなっていきます。採用担当者の対応の遅れで、自社全体のイメージが損なわれることを意識しましょう。

不採用の理由を伝える必要はない

不採用通知後、応募者から「不採用の理由を教えてほしい」といった問い合わせがあっても、それに応じる義務はありません。

企業には「採用の自由」が認められており、過去にもその根拠となる様々な判例があります。

参考：https://www.jil.go.jp/hanrei/conts/02/05.html

ただ、最近はGoogleが不採用の意志決定がどのように行われたかを応募者へ伝えており、注目を集めています。

※その方法については本記事内後半で解説しています。

もちろん善意で応じることも自由ですが、企業にとっては選考基準の漏洩などの恐れがあることも忘れてはいけません。

できるだけ応募者全員へ結果を伝える

書類選考の段階では「通過者のみへの連絡」とすることが多いかもしれません。しかし、応募者も志望動機や自己PRなどの作成に時間を割いているわけですから、定型文でも結果を伝えるほうが心証はよいでしょう。

とくに面接選考などで顔を合わせた候補者には、必ず結果を伝えるようにしましょう。

端的かつ誤解のないよう伝える

ビジネスマナーの基本ではありますが、端的に要件を伝えることが大切です。自社からの連絡であることや選考結果について、わかりやすく記載します。

とくに「不採用」という表現を和らげたいがために、迂遠な言い回しになっていないか注意しましょう。「今回は貴意のご希望に添えない結果となりました」など、はっきりと誤解のない表現を用いることが大切です。

不採用通知を送る手段

以前は不採用通知といえば、書面を郵送するものでした。しかし、現在はwebサイトを介した応募が主流となっており、不採用の通知方法も選択肢が増えました。

書面（郵送）

最近では履歴書やポートフォリオ（実績確認のための作品）を返送する場合に郵送を選ぶことが多いようです。

現在でも正式な通知は書面にて行う企業もありますが、転職・就職の中心となる年齢層の求職者であれば、メールを不作法に思うことはないでしょう。

メール・チャット

企業・応募者ともに時間を選ばずに送受信でき、形にも残るため、現在では不採用通知でも主流の手段といえるでしょう。コストや郵送の手間もかからないのもメリットといえます。

また、最近ではwebサイト内のチャット機能でやりとりをする例も増えています。この場合もサイト上には形として残るため、基本的にはメールと同じ対応でよいでしょう。

電話

電話は誠意を伝えるうえでは良いかもしれませんが、中途採用の場合は応募者も就業中の可能性もあり、あまりおすすめはできない手段です。

形に残らないという問題もあるため、いずれにせよメールや書面などでの連絡も必要となります。

Googleの不採用通知

Googleは採用プロセスの公開や不採用の理由を通知するといった取り組みにより、不採用になった応募者のうち80％以上が「友人へGoogleへの応募を進める」と回答していると公表しています。

前述のとおり、企業は応募者へ対して不採用の理由を伝える必要はありません。しかし、Googleは応募者へ不採用の理由を伝えるだけでなく、面接を受けた候補者全員に対してアンケートを実施し、採用活動の改善を続けています。

もちろん、これはGoogleというビジネスマンであれば誰もが知る企業だからこその取り組みとも言えます。ただ、自社の採用活動に行き詰まりを感じているのであれば、模倣してもよいかもしれません。

参考：https://rework.withgoogle.com/jp/guides/hiring-shape-the-candidate-experience/steps/structure-your-time/

まとめ

採用活動において、不採用通知はあまり目を向けられない業務です。しかし、やりとりをした応募者が先々に自社と関わりを持つ可能性があることを考えると、内定者フォローならぬ「不採用者フォロー」は疎かにできないことがわかります。

また、Googleのように従来の対応とは異なる取り組みを行う企業もあり、今後はさらに不採用者への対応の重要性が高まるかもしれません。