採用担当者が理解すべき採用計画の立て方と立案手順

少子高齢化による労働人口の減少などによる人手不足で、必要な人材をなかなか採用できない企業が増えています。特に新卒採用では、長く売り手市場が続いており、優秀な人材を採用したいと思っても難しい状況となっています。採用環境が厳しくなる中で自社の求める人材を採用するには、しっかりと採用計画を立てることが大切です。

採用計画の目的と必要性

採用担当者が採用計画を立案するには、まず採用計画とは何かを知らなければなりません。ここでは、採用計画の目的と必要性について解説します。

採用計画とは

「採用計画」とは、企業の経営方針や事業計画を達成するために必要とされる人材の人数や質、配置する時期などを定めて、それらの人材を採用するために年間単位で計画を立てることです。採用計画には、採用計画を実行するために必要な予算の策定や、活動内容やスケジュールの立案、募集手法やツールの選定なども含まれます。

採用計画の必要性

ここ数年、新卒採用は「売り手市場」となっていて、企業にとって必要な人材を確保するのが非常に難しい状況が続いています。そのような中で、優秀な人材を採用するためには、長期的なスパンで採用計画を立てて、スケジュールに沿って活動を進めることが重要です。

また、「売り手市場」の状況は、採用経費の増大にもつながり、企業の大きな負担となっています。特に中小企業の場合には、採用に投入できる人材や予算が十分でないケースがほとんどです。事前に採用計画を立てることで、効率的な採用活動を行うことができます。

この採用計画が適切でない場合には、人材の確保ができない、採用した人材が本来求めていた人材像と違っていたというようなミスマッチが起こる可能性があります。

採用計画を立てる前にするべきこと

採用計画を立てるには、事前にどんな人材が何人必要かなど自社の事業計画や現状と合わせて把握する必要があります。では、採用計画を立案するには、事前にどのような内容を確認しておけばよいのでしょうか。

自社の経営戦略や事業計画を把握する

人材の採用の最終的な目的は、経営戦略や事業計画を達成するためです。そのため経営戦略や事業計画、そして現場の状況を十分に把握して、それに合わせた採用計画を立てることが重要となります。事業計画に照らし合わせながら、どの部門に、どのような人材が、何人必要となるのかを検討していきます。

なお、採用人数の決め方には、労働分配率や人件費率などの経営指標に沿って会社全体で必要な総人員を割り出す「トップダウン方式」や各部門で必要な人員の数を積算していく「ボトムアップ方法」の2つの方法があり、ボトムアップ方式は積み上げ方式と呼ばれます。

自社の採用実績と課題を把握する

採用計画を立案するには、まず自社の採用課題を把握する必要があります。採用課題を把握するには、これまでの採用実績を確認しましょう。そもそも採用母集団が少なかった場合には、採用手法を見直す必要があるのかもしれません。また内定辞退率が高い場合には、内定者フォローが十分ではなかった可能性があります。このように各採用活動の実績を確認することで、自社の採用活動における課題を把握することができます。

採用市場や採用環境を理解する

「売り手市場」の状況下で、学生から選ばれるためには他の企業との差別化を図って、自社の魅力をアピールすることが大切です。他社との差別化を図るには、まず学生が何を重視して企業を選んでいるかを知ることが必要です。

何を重視しているかは、合同企業説明会などで接触できた学生にアンケートを取ったり、直接質問したりすることで知ることができます。また、内定を辞退した学生にも聞いてみるよいでしょう。

採用計画を立てる具体的な手順

自社の経営戦略や事業計画、採用実績と課題、採用市場や採用環境を把握したら、いよいよ採用計画を立案します。では、採用計画を立てるために必要な具体的な手順を紹介しましょう。

採用目標の設定

人材採用は、経営戦略や事業計画にもとづいて、職種別に必要な人数（採用人数）とその職種にどのような人材を求めているのか（採用基準）を、最初に決める必要があります。特に重要なのが採用基準で、ここが曖昧なままでは最終的に採用人数だけを満たせばいいといった採用になってしまう可能性があります。

採用基準が定められていなければ、自社が必要とする人材とは違った人を採用してしまうミスマッチが起こる可能性があり、戦力となるまでに必要以上に時間がかかったり、配属されても思うような成果が出せなかったり、場合によっては定着せずに退職してしまうことにもなりかねません。

採用スケジュールの立案

新卒採用における企業の採用スケジュールは、例年経団連が発表する就職活動における指針に沿って行われるのが一般的です。このスケジュールでは、3月1日に企業の採用情報が一斉に公開されて、エントリーや説明会への参加が始まります。そして6月1日からは選考が行われて内々定が出されるといった流れです。しかし、この指針に沿わずに早期に採用活動をスタートする企業も多いため、早くから準備を行うことが大切です。

採用試験における選考方法の検討

採用試験における選考方法は、自社が求める人材かどうかを見極めるため非常に重要です。一般的には、書類選考や筆記試験を経て、最終的には面接試験で採否が判断されます。

書類選考においては、どの項目を重視して選考するか、筆記試験ではどのような知識や適性について判断したいのかによって試験の種類を選ぶ、面接試験では個人面接、集団面接、グループディスカッション等どのような面接方法で実施するのかなどを検討する必要があります。

募集方法の選定

売り手市場が続く中で、企業の採用経費増加が深刻な状況となっています。採用のための母集団形成には、就職サイトなど募集媒体への掲載や、合同会社説明会への参加等が必要です。これらには費用がかかるため、自社の採用費用を考えながら、どの手法を選定するか検討しなければなりません。

まとめ

優秀な人材を採用するためには、しっかりとした採用計画を立案したうえで、計画に沿った採用活動を行うことが大切です。採用担当者は、スケジュールとともにエントリー者数、面談数、内定者数などの具体的な数字も把握しながら、計画通りに進んでいるかチェックしましょう。