採用活動における書類選考は、応募者を見極める最初のプロセス。経歴やスキル、自己PRなどから求める人材に当てはまるかを判断しなければいけません。応募書類から優秀な人材を見極めるには、人材要件や評価基準を明確化し、ポイントを踏まえた審査を行いましょう。
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採用活動における書類選考は、応募者が求めている人物像に見合っているかを見極める最初のプロセスです。経歴やスキル、自己PRなどから自社で設定した基準を上回るか判断し、面接選考へとつなげていきます。
人的コストを考慮すれば、応募者全員に面接を実施するのは得策ではありません。採用活動を円滑に進めるには、効率的に候補者を選定できる書類選考が必要となります。
なお、書類選考は履歴書だけでなく、レポートなどの課題を設けたり、中途採用では職務経歴書を求めるのが一般的です。
書類選考を効率的に行うためには、まず募集する職種・ポジションについて、求めるスキルや経験を具体的に挙げていく必要があります。
採用活動がうまくいかない企業は「優秀な人がほしい」という理想だけが先立っており、自社にとってなにが優秀なのかを明確にしていません。どんな人材が欲しいのかを言語化しておけば、現場と経営層で生じやすい食い違いも防げるでしょう。
書類選考でありがちな失敗として、完璧な人材を求めすぎて通過者を減らしすぎることが挙げられます。
条件をすべて満たす人材は、そう何人も集まるものではありません。条件とするスキルや経験のなかで、何を最も重視するかの基準を設けて評価していきましょう。
たとえば、二人の応募者で「Aは満たしているがBが足りない」「Bは満たしているがAが足りない」という差があった場合、あらかじめAとBのどちらを優先するか決めておけば、選考がスムーズに進められます。
また、「必須スキル（経験）」と「歓迎するスキル（経験）」を設定したうえで、「近しいスキル（経験）」を評価基準に加えるとより人材を見極めやすくなります。求めているスキルに近しい経験を持っているので、すぐに必須スキルを取得できるはず……といった具合に将来性を考慮しやすくなるでしょう。
書類選考でどの程度の人数を通過させるかは、採用担当者が頭を悩ます問題のひとつです。人事領域ではこれを「通過率」と呼びます。
前述のとおり、あまり多くの応募者を面接選考に進ませてしまうと人的コストが増加します。一方でふるいにかけすぎてしまうと、書類だけではくみ取りきれない優秀な人材を逃してしまう可能性があります。
通過率は一概に「○％に設定すべき」とは言えませんが、一般的に応募者の30％以上は面接選考に呼ぶ企業が多いようです。ただし、募集職種によっても条件は異なりますし、優秀な人材からの応募が多ければ通過者も増えるでしょう。
また、通過率はデータとして蓄積させておくことが重要です。「70％を通過させたときは面接が大変だった」「20％に絞ったときは面接で理想の人材に出会えず再募集した」といった経験を溜め、自社の採用体制における理想の通過率を探っていきましょう。
応募書類の不備や誤字脱字の確認は基本ですが、よりシビアに見極めてもよいポイントです。
求職者にとって応募書類は、今後の人生にも影響を与える文書です。そのような文書に不備や誤字脱字があるということは、ビジネスの場でも同様のミスを犯す可能性があります。
長文のレポートなどを課題にした際に誤字脱字が生じるのは仕方のないことですが、必要書類が揃っていない、社名が異なっているなどのミスは厳しく評価してもよいでしょう。
応募書類を審査する際は熱意や経験などに目を向けがちですが、わかりやすい文章が書けているかを評価すると優秀な人材に出会いやすくなります。
わかりやすい自己PRや志望動機を書けるのは、単に文章力が高いだけではありません。必要な事柄がわかりやすく書けるということは、読み手（企業）が何を求めているか理解しているということであり、営業力や提案力を持っている証拠です。クライアントとのやりとりやプレゼンテーションなど、様々な場面で生きてくるでしょう。
経験やスキルに捕らわれず、文章自体の精度に目を向けて面接へ呼んでみると、予想外の優秀な人材に出会えるかもしれません。
中途採用の際に必ずチェックすべきなのが、転職の回数と一貫性です。ひとつの指標として「転職が多く在籍期間も短い人材」は、自社においても早期退職を行う可能性があります。さらに職種や業界に一貫性がない場合は、より気をつけたほうがよいでしょう。
ただし、「やむを得ない事情が重なった」「一念発起してあこがれの職種を目指した」など、明確な理由がある場合もあります。書類だけでは判断しきれないと感じたときは、面接で確認するとよいでしょう。
書類選考における基準作りは、採用活動全体を通じて重要な指針となります。書類選考も面接選考も方法が異なるだけで、確認すべき点は共通しているからです。
なるべく多くの応募者と会うようにしている企業であっても、書類選考はしっかりと実施して効率的な採用活動を実現しましょう。